Споживачеві важливі ціна і якість
30.03.2016
У кожної компанії своя структура. Багато підприємств потребують професійного менеджменту із закупівель. Тільки людина з високою кваліфікацією і достатнім професійним досвідом в повній мірі уявляє собі, як знайти найкращого постачальника, провести з ним переговори і вибудувати довгострокові відносини, побудувати найвигіднішу стратегію закупівель.
Про всі тонкощі роботи відділу матеріально-технічного постачання компанії «Явір-2000» нам розповіла його керівник - Пальцева Анна Володимирівна.
- Анна Володимирівна, чим займається керівник відділу матеріально-технічного постачання підприємства і яка, в першу чергу, мета закупівельної роботи на базі вашої компанії?
- Співробітники, які займаються питаннями закупівель, є, напевно, в кожній компанії. У тих компаніях, де обсяг закупівель великий, на цьому спеціалізуються цілі підрозділи, і існують посади менеджерів по закупівлях. Закуповувати можна все що завгодно - сировину, обладнання, інвентар та ін.
Що відносно мети закупівельної роботи, то, перш за все, це вигідне придбання товару з метою задоволення споживчого попиту.
- Що закуповує ваша компанія? Чи багато у Вас обов'язків?
- Наша компанія працює в охоронній галузі. Ми закуповуємо переважно обладнання та комплектуючі для систем охорони.
Обов'язків у керівника відділу постачання чимало, і всі вони дуже важливі для повноцінної роботи компанії. У моєму випадку це планування закупівель, вибір постачальника, контроль платежів, відстеження відвантаження товару, приймання (перевірка) обладнання при закупівлі тощо.
- Який алгоритм Вашої роботи при здійсненні конкретної закупівлі, як відбувається пошук необхідного товару, і які сучасні методи Ви використовуєте?
- Отримавши заявку на закупівлю, я починаю шукати постачальника. У нас є певні налагоджені зв'язки з постачальниками, з якими ми в основному і працюємо. Той товар, який нам потрібен, ми закуповуємо у них, але, звичайно ж, не зупиняємося на цьому, а шукаємо і нових. Якщо дана категорія товару знаходиться дешевше, то порівнюємо якість, умови поставки і т.д., і в кінці кінців, вибираємо більш вигідну для нас пропозицію.
У світі високих технологічних досягнень для пошуку потрібних товарів досить мати комп'ютер, мобільний телефон, вміння спілкуватися з постачальниками і, як то кажуть, «GOOGLE нам на допомогу!».
- Розкажіть коротко, яким чином проводиться закупівля товару, які критерії?
- Якщо коротко, то це співвідношення ціни, якості, умов і часу поставки.
- Анна Володимирівна, у вас є такий вид закупівель як «оперативний»?
- Звичайно є. Буває таке, що товару немає на складі, а в цей час надійшла заявка на монтаж об'єкту, тоді ми намагаємося в найкоротші терміни закупити все необхідне. Такий вид закупівель у нас називається «на вчора».
- Яким чином ведеться облік товарів і їх документальне оформлення? Що відображається в цих документах?
- Кожна партія товару повинна супроводжуватися відповідним документом, в якому повинні бути вказані найменування постачальника і покупця, їх адреси, найменування товару, що поставляється, одиниці виміру товару, його кількість, ціна і вартість товару, а також підписи відповідальних представників, як постачальника, так і покупця, завірені печатками.
Товар, який надійшов до нас на склад, обов'язково повинен бути перерахований відповідно до документації, оглянутий на предмет браку і ще яких-небудь пошкоджень, а вже потім оперативно оприбутковується в базу 1С згідно супровідних документів.
- Як у Вашому відділі проводитися вивчення і прогнозування купівельного попиту? І як купівельний попит впливає на закупівлі?
- У нашому відділі вивчення та прогнозування купівельного попиту проводиться на підставі продажів і монтажів за окремо взятий період. Що відносно купівельного попиту, то він безпосередньо впливає на закупівлі: чим більший попит - тим більше закуповуємо обладнання.
- Розкажіть, що таке планові закупівлі, чи займаєтеся Ви такими, і чи можуть планові закупівлі змінюватися, в яких випадках?
- Планові закупівлі у нас, звичайно, існують. Є певні категорії обладнання, які повинні бути завжди на складі в певній кількості. Їх відсутність може привести до зриву монтажу на об'єкті, або продажу клієнту, так що ми дуже ретельно стежимо за наповненням складу.
Планові закупівлі іноді можуть змінюватися. Це залежить від сезону - влітку сезон відпусток, взимку багато святкових днів. Так само на планові закупівлі впливають технічні новинки. Зараз прогрес не стоїть на місці і на ринку охоронного і пожежного обладнання постійно з'являються нові моделі з модернізованими функціями.
- Чи впливає великий обсяг закупівель і кількість товарів, що купуються на персонал? Мається на увазі, чи буває таке, що не вистачає робочого персоналу?
- Наш відділ завжди справляється з поставленими завданнями, але буває і таке, що доводиться швидко і оперативно виконувати поставлені завдання, тим самим підміняти один одного.
- Анна Володимирівна, з якими труднощами можна зіткнутися в Вашій роботі?
- Труднощі виникають, як правило, через нестачу інформації. Бувають ситуації, коли відчувається якась нестача відомостей по технічній частині, доводиться шукати їх додатково. Правда, в основному, я працюю зі знайомим мені обладнанням і досвід у мене досить великий, так що з труднощами я стикаюся нечасто.
Крім того, перед закупівлею потрібно вирішити питання про надання знижки. В якійсь мірі наявність знижки безпосередньо залежить від моїх дій. Моє завдання тут, грубо кажучи, «вибити» знижку. А так як досвід співпраці з постачальниками різний, то і аргументи під час обговорення знижок доводиться приводити різні.
- Чи впливає на роботу із закупівлі товару відношення з постачальниками?
- Відносини з постачальниками завжди мають перебувати на належному рівні, тому, з ними у нас завжди взаємовигідні ділові відносини.
- На Вашу думку, якими якостями повинен володіти керівник відділу матеріально-технічного постачання компанії?
- Перш за все, він повинен бути кмітливим, спритним, технічно грамотним, компетентним в питаннях комерції. Ця професія допомагає придбати такі особистісні якості, як витримка, здатність до протистояння. Адже при форс-мажорних обставинах, потрібно негайно приймати рішення як діяти далі.